なぜ伝わらない？説明が下手な人の特徴と改善法、上手な人が自然にやっているコツとは

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説明が下手な人の特徴やその原因、そして上達するための方法について考えると、多くの人が経験している日常の状況が思い浮かびます。たとえば、友人や同僚に何かを伝えようとして、うまく相手に理解してもらえず、話がかみ合わなかった場面はないでしょうか。そういった場面では、説明がうまくいかないことに対するもどかしさを感じることがあります。このような問題を解消するためには、まず「説明が下手な人」の特徴とその原因をしっかり理解し、その上で具体的な改善方法を考えることが重要です。

説明が下手な人の特徴

話が長すぎる

説明が下手な人の代表的な特徴の一つは、話が長くなりがちで、ポイントがぼやけてしまうことです。例えば、友達に映画の内容を伝えようとするとき、ストーリーの細かい部分を延々と話してしまい、結局何が面白かったのか、何を伝えたかったのかが伝わりにくくなります。このように、要点を押さえずに細部にこだわりすぎることが、説明が下手な人にありがちなパターンです。

前提条件を省略する

説明が下手な人は、相手が自分と同じ前提知識を持っていると無意識に思い込んでしまうことがあります。たとえば、専門用語を使ったり、自分だけが知っている内部事情を前提に話を進めたりしてしまうことです。その結果、相手が話の内容についていけなくなり、説明が伝わりにくくなります。

話の構造が不明瞭

話の流れがバラバラで、説明が散漫になってしまうケースも多く見られます。例えば、仕事で新しいシステムの使い方を説明するときに、始めに概要を話さずに、いきなり細かい操作手順に飛び込んでしまうと、相手は全体像が掴めず混乱します。話の構造が整理されていないと、どんなに情報量が多くても相手には伝わりません。

自分の考えを押し付けがち

説明が下手な人は、相手の立場や疑問を考慮せず、一方的に自分の意見や考えを押し付けることがあります。たとえば、ある映画が好きだという話題で「この映画は最高だから絶対に見るべきだ！」とだけ言っても、なぜそう思うのか、どの部分が面白いのかを説明しなければ、相手には響きません。こうした押し付けがちな説明は、相手の共感を得られず、逆に反発を招くことがあります。

言葉足らず

説明が下手な人が陥りがちな問題の一つに「言葉足らず」があります。言葉足らずとは、相手に必要な情報を十分に伝えられていない状態のことです。これが原因で、相手が話の意図や内容を正確に理解できず、説明が不十分に終わることがあります。たとえば、会話の中で重要な前提条件や背景情報を省略してしまうと、相手は何を話しているのか分からなくなり、誤解が生じる可能性が高まります。

言葉足らずを改善するためには、相手が持っている知識や理解度を確認し、適切な量の情報を提供することが重要です。これにより、相手にわかりやすく伝えることができます。

説明に主語がない

説明が下手な人は、説明に主語がないことがあります。これは、話の文脈や前提を明確にしないまま進めてしまうため、聞き手が何について話しているのか理解しにくくなる原因です。たとえば、「始めたんだけど、うまくいかなくて」と言われても、「何を始めたのか」「誰がやっているのか」がわからなければ、聞き手は混乱します。主語がないと、話が漠然とし、要点をつかむのが難しくなります。

説明上手な人は、主語を明確にして話すことで、聞き手に理解しやすい情報を提供します。「私がプロジェクトを始めたんだけど、うまくいかなくて」と言えば、誰が何をしたかが明確になり、話の流れがスムーズに伝わります。説明が下手な人は、自分が何を言いたいのかを明確にせずに話してしまうことが多いため、主語を意識することが改善の一歩となります。

説明が下手な原因

自己中心的な視点

説明が下手な人は、自分が理解していることを基に話を進めがちです。そのため、相手の知識や経験、理解度を考慮せずに話をすることが多くなります。たとえば、ある分野に詳しい人が、初心者にその分野の知識を教える際、専門用語や高度な概念をそのまま使ってしまうことがあります。これでは相手が混乱し、結果として説明が伝わりません。

論理的思考力の不足

説明がうまくできない原因の一つに、論理的な思考力の不足があります。説明をする際には、情報を順序立てて整理し、相手にわかりやすく伝える能力が求められます。しかし、論理的に考えられないと、話の順序が乱れたり、結論に至るまでの説明が不明瞭になったりします。たとえば、「なぜその結論に至ったのか」を明確に説明できない場合、相手は納得しにくくなります。

経験不足

説明が下手な人は、単に説明する機会が少ないことも原因の一つです。説明が上手な人は、何度も説明を繰り返し、失敗や成功を重ねて、相手がどのように受け取るかを学んでいます。人と話す経験が少ないと、相手の反応を見ながら説明を調整するスキルが未熟であり、結果として伝わりにくい説明になってしまいます。

緊張や不安

説明が下手な原因として、緊張や不安が大きな役割を果たすこともあります。特に人前で話すのが苦手な人は、説明を始めると頭が真っ白になり、話の流れを見失うことがよくあります。こうした場合、説明の途中でパニックに陥り、言葉が詰まったり、話があちこちに飛んでしまったりします。

説明が下手な人は頭が悪い？

説明が下手な人が必ずしも頭が悪いわけではありません。説明が上手か下手かは、知識の有無や知性よりも、情報の整理や伝達のスキルに依存します。頭の中にあるアイデアや知識を、相手が理解できるように組み立てて伝えることが難しい人も多いですが、これは練習や経験で改善できるスキルです。

たとえば、専門家でも難しい概念をわかりやすく説明するのに苦労することがあります。重要なのは、相手にわかりやすく伝えるために、自分の考えをどう整理するかという技術であり、頭の良し悪しとは別の問題です。

説明が下手なままにしておくと？

誤解を招く：プロジェクトが全く違う方向へ進む

例えば、仕事の会議で新しいプロジェクトの進め方を説明しているとします。しかし、説明が不十分だったために、チームメンバーが意図を誤解し、全く別の方向で作業を進めてしまいます。

数週間後、レビューの段階で「なぜこんなことになっているんだ？」と気づいた時には、すでに多くの時間とリソースが無駄になってしまっている、という事態が起こり得ます。こうした誤解は、計画や進行を大きく狂わせ、プロジェクトの遅延や失敗を招くことがあります。

信頼を失う：クライアントとの関係が冷え込む

クライアントとの重要な打ち合わせで、サービスや商品の詳細を説明する場面を想像してください。ここで説明が曖昧だったり、質問に対して的確な返答ができなかったりすると、クライアントは不安を感じ始めます。「この人は私の要求を本当に理解しているのだろうか？」という疑念が生まれ、信頼を失う原因になります。信頼が失われると、ビジネスチャンスを逃したり、競合他社にクライアントを取られてしまうことも考えられます。

チームの生産性が低下する：確認作業が無限に続く

チームリーダーとして、メンバーに新しいタスクを割り当てる際、説明が曖昧だとどうなるでしょうか。メンバーが指示内容を正しく理解できず、頻繁に「これで合っていますか？」「この部分はどうしたらいいですか？」と確認を求めてくる場面が繰り返されます。

本来なら各メンバーが自分の役割をすぐに把握してスムーズに作業を進めるはずが、リーダーが対応に追われ、全体の進行が滞ってしまう。結果として、プロジェクト全体の進捗が遅れ、デッドラインに間に合わない事態に陥ります。

自己成長の機会を逃す：アイデアが埋もれてしまう

例えば、ミーティングで自分のアイデアを提案する場面。説明がうまくできずに、アイデアが相手に伝わらなかったとき、その素晴らしい発想がチャンスを逃してしまいます。周囲は「この人のアイデア、よく分からなかった」と思い、次第に発言の機会が減っていくかもしれません。本来なら評価されるはずのアイデアが、説明の拙さによって埋もれてしまうことで、自分の成長やキャリアアップのチャンスを失ってしまいます。

人間関係に悪影響を与える：繰り返し同じ説明をするイライラ

プライベートな場面でも、説明の下手さが人間関係に影響することがあります。例えば、友人に何度も同じことを説明しなければならない状況。最初は「もう少し詳しく教えて」と言ってくれた友人も、回数を重ねるうちに「なんで毎回こんなにわかりにくいの？」と苛立ちを見せるようになります。

次第に、相手との会話がぎくしゃくし、気まずい雰囲気が生まれてしまいます。最終的には、重要な話題でも「この人には伝わらない」と思われ、真剣なコミュニケーションを避けられるようになるかもしれません。

このように、説明が下手なままでは、誤解や信頼喪失、生産性の低下、自己成長の妨げ、そして人間関係の悪化といった具体的なデメリットが現れます。それらは、個人だけでなく、仕事やチーム、家庭や友人関係にまで大きな影響を与えます。説明力を磨くことは、あらゆる場面で重要なスキルだと言えるでしょう。

説明が下手なのを改善・上達するための方法

相手の立場に立つ練習をする

説明が上手になるための第一歩は、相手がどれだけの情報を持っているか、どのようなことに興味があるかを理解し、それに合わせた説明をすることです。これを練習するためには、説明の前に相手に質問をして、彼らの知識や背景を確認するのが有効です。たとえば、新しい技術を説明する場合、「この技術についてどれくらい知っていますか？」と尋ねることで、相手の理解度に合わせた説明を展開することができます。

ピラミッド型で話を構成する

説明をする際には、まず結論を先に述べ、その後で詳細な説明を加えるという「ピラミッド型」の構成が効果的です。たとえば、プロジェクトの進捗状況を説明する際、まず「現在の進捗は80％で、予定通りに進んでいます」という結論を述べ、その後に具体的なタスクの進捗や問題点を説明することで、相手は全体像を把握しやすくなります。このように、話の結果を先に示すことで、相手に安心感を与え、話を理解しやすくします。

要点を絞る

説明が長くなる原因は、話したいことが多すぎることです。そこで、説明する前に「何を伝えたいのか」「相手にどんな行動を促したいのか」を明確にすることで、要点を絞った説明ができるようになります。たとえば、プレゼンテーションを準備する際、伝えたいメッセージを一つか二つに絞り、それをサポートする具体例を選んで話すと、相手にとってわかりやすく、記憶に残りやすい説明ができます。

具体的な例を使う

抽象的な概念を説明するときには、具体的な例を挙げることが効果的です。たとえば、「チームワークが大切」という話をする際、「最近、私たちのプロジェクトでこんなことがあった」という実際のエピソードを交えると、相手はその場面をイメージしやすくなります。こうした具体例を使うことで、相手の理解が深まり、記憶に残りやすくなります。

フィードバックを求める

説明を改善するためには、相手からのフィードバック(行動や失敗を評価し改善を促す)を積極的に求めることも大切です。たとえば、説明が終わった後に「この説明でわかりやすかったですか？」と尋ねることで、相手の反応を確認できます。相手が理解できていない部分があれば、その点を改善することで、次回以降の説明がより効果的になるでしょう。また、相手がどの部分でつまずいたかを知ることで、自分の説明の弱点を把握することができます。

練習とリハーサル

説明が上手になるためには、練習が欠かせません。特に、重要な場面での説明やプレゼンテーションは、事前にリハーサルを行うことで、説明の流れや言葉の選び方を確認することができます。たとえば、友人や同僚に聞いてもらい、フィードバックをもらうのも効果的です。練習を重ねることで、話す内容が整理され、自信を持って説明できるようになります。

文章に書き起こす練習

話す前に、説明内容を簡単なメモや文章として書き出す練習も効果的です。書くことで、話の論点が明確になり、どの部分を強調すべきかが見えてきます。文章にすることで、頭の中の考えが整理され、話すときもスムーズに説明できるようになります。

自分の説明を録音・再生する

自分の説明を録音して、それを聞き直す訓練を行います。これによって、どの部分がわかりにくいか、どこで言葉が詰まっているかなど、客観的に自分の説明を評価することができます。改善点が明確になるため、次回以降の説明に活かせます。

対話型の説明を練習する

説明が一方的にならないよう、相手との対話を意識した説明を練習します。説明中に「ここまででわからないところはありますか？」や「これについてどう思いますか？」と質問を投げかけることで、相手の理解度を確認しながら話を進める訓練ができます。対話を取り入れることで、相手の関心や理解に応じた柔軟な説明ができるようになります。

説明上手な人が無意識にできていること

相手の頭の中で絵を描かせる

説明が上手な人が無意識にできていることの一つは、「相手の頭の中で絵を描かせる」能力です。彼らは、話している内容が相手にどう伝わっているかを、まるで目の前に見えているかのように意識しながら説明します。

たとえば、新しいプロジェクトの進行を説明するとき、ただ「順調です」と言うのではなく、「今、私たちはちょうど山の中腹にいて、頂上まであと少し。ここを乗り切ればゴールは見えています」といった具合に、イメージが浮かぶように話します。これにより、相手は状況を具体的に想像しやすくなり、説明がより分かりやすくなります。

相手の反応を鋭く観察

また、説明上手な人は、相手の反応を鋭く観察しています。たとえば、話している最中に相手が首をかしげた瞬間、それに気づいて「ここ、ちょっとわかりにくかったかもしれませんね。もう一度言い換えます」と、すぐに軌道修正をします。これも無意識に行っていることで、相手の理解度に敏感であり、常に相手の視点に立って説明を調整しています。

話の流れをナビゲートする

さらに、彼らは「話の流れをガイドする」ことにも長けています。たとえば、複雑な話をするときは、要所ごとに「今話しているのはこれです。次に説明するのはこれです」とナビゲートするように話します。これにより、聞き手は混乱せず、安心して話を追いかけることができます。説明上手な人は、あたかも相手を迷わないように手を引いて歩かせるように、言葉の道筋をしっかりと示しているのです。

このように、説明上手な人は無意識のうちに、相手が話の中で迷子にならないような工夫を自然に行っています。それは単に情報を伝えるのではなく、相手にその情報を実感させ、理解を助けるための一種のガイドのような役割を果たしているのです。